ขอคำปรึกษาด้านการควบคุมภายในต้องเตรียมข้อมูลหรือเอกสารอะไรบ้างก่อนส่งคำขอ?

28 ส.ค. 2569

การเตรียมข้อมูลและเอกสารสำหรับการประเมินการควบคุมภายใน (มักเป็นการจัดทำรายงานตามหลักเกณฑ์กระทรวงการคลังว่าด้วยมาตรฐานและหลักเกณฑ์ปฏิบัติการควบคุมภายในสำหรับหน่วยงานของรัฐ) ก่อนส่งคำขอหรือยื่นส่งรายงานต่อหน่วยงานกำกับดูแล/ผู้ตรวจสอบภายใน ควรจัดเตรียมเอกสารออกเป็น 4 หมวดสำคัญ ดังนี้

1. หมวดเชิงนโยบายและโครงสร้างการบริหาร (Context & Governance)

เอกสารที่แสดงถึงสภาพแวดล้อมการควบคุม (Control Environment) ของหน่วยงาน

• โครงสร้างองค์กร (Org Chart): พร้อมการแบ่งงาน สายการบังคับบัญชา และกรอบอัตรากำลัง

• คำสั่งมอบหมายงาน/คำสั่งแต่งตั้ง: คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการ/คณะทำงานประเมินผลการควบคุมภายใน

• คู่มือการปฏิบัติงาน (SOP): ของทุกภารกิจ/กระบวนการหลักที่มีการปรับปรุงล่าสุด

• แผนยุทธศาสตร์ / แผนปฏิบัติการประจำปี: รวมถึงตัวชี้วัดความสำเร็จ (KPIs) ของหน่วยงาน

2. หมวดแบบรายงานการควบคุมภายใน (ตามแบบมาตรฐานกระทรวงการคลัง)

เอกสารแบบประเมินหลักที่ต้องกรอกข้อมูลเรียบร้อยและได้รับการอนุมัติจากผู้บริหาร

• แบบ ปค. 1: หนังสือรับรองการประเมินผลการควบคุมภายใน (ลงนามโดยหัวหน้าหน่วยงาน)

• แบบ ปค. 4: รายงานการประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน (ประเมินตามมาตรฐาน 5 ด้าน: สภาพแวดล้อม, การประเมินความเสี่ยง, กิจกรรมการควบคุม, สารสนเทศและการสื่อสาร, การติดตามประเมินผล)

• แบบ ปค. 5: รายงานการประเมินผลการควบคุมภายในภาพรวมของหน่วยงาน (ระบุภารกิจตามกฎหมาย/แผนงาน, วัตถุประสงค์, ความเสี่ยงที่มีอยู่, กิจกรรมการควบคุมที่มี, ผลการประเมิน, และ แผนการปรับปรุงการควบคุมภายในเพิ่มเติม)

• แบบ ติดตาม (ถ้ามี): รายงานการติดตามผลการปฏิบัติตามแผนการปรับปรุงการควบคุมภายในของปีงบประมาณที่ผ่านมา

3. หมวดการบริหารความเสี่ยง (Risk Management)

เอกสารที่แสดงว่าหน่วยงานมีการวิเคราะห์ความเสี่ยงที่สอดรับกับการควบคุมภายใน

• ทะเบียนความเสี่ยง (Risk Register) ประจำปี: ที่ระบุความเสี่ยงด้านการดำเนินงาน การเงิน การปฏิบัติตามกฎหมาย และ IT

• แผนบริหารความเสี่ยง (Risk Response Plan): รายละเอียดมาตรการจัดการความเสี่ยง

• รายงานการติดตามผลการบริหารความเสี่ยง: ประจำไตรมาสหรือรอบ 6 เดือน/ปี

4. หมวดหลักฐานประกอบการทดสอบและการควบคุม (Supporting Evidence)

เอกสารเชิงประจักษ์เพื่อพิสูจน์ว่ามีการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในจริง

• รายงานการประชุม: รายงานการประชุมคณะกรรมการบริหาร/คณะทำงานฯ ที่มีการวาระพิจารณาเรื่องการควบคุมภายในและความเสี่ยง

• เอกสารหลักฐานการควบคุมในกระบวนการทำงาน (Sample Walkthrough Evidence):

  • ด้านการเงิน/พัสดุ: ใบร้องขอ, ใบสั่งซื้อ/จ้าง, หลักฐานการตรวจรับ, รายงานการตรวจสอบพัสดุประจำปี

  • ด้านการปฏิบัติงาน: แบบฟอร์มการอนุมัติ/สอบทานงาน, รายงานผลการดำเนินงานตาม KPI

• รายงานการตรวจสอบภายนอก/ภายในล่าสุด: เช่น รายงานจาก สตง., รายงานผู้ตรวจสอบภายใน เพื่อดูว่าได้แก้ไขประเด็นข้อตรวจพบหรือยัง

Checklists สรุปก่อนส่งคำขอ/รายงาน

1. ผู้บริหารสูงสุดลงนามใน แบบ ปค.1 เรียบร้อยแล้ว

2. ข้อมูลใน แบบ ปค.4 และ ปค.5 มีความสอดคล้องกันทุกจุด

3. แผนการปรับปรุงใน แบบ ปค.5 มีการกำหนดผู้รับผิดชอบและกรอบเวลาเสร็จสิ้นที่ชัดเจน

4. จัดเก็บไฟล์สแกน (PDF) และจัดชุดเอกสารฉบับจริงพร้อมแนบหลักฐานประกอบเข้าแฟ้มอย่างเป็นระบบ