ครุภัณฑ์หรืออุปกรณ์เฉพาะทางที่จัดซื้อด้วยเงินทุนวิจัย เมื่อโครงการสิ้นสุดลงและแหล่งทุนไม่ได้เรียกคืน หน่วยงานต้องมีขั้นตอนลงทะเบียนคุมทรัพย์สินและส่งมอบเข้าเป็นพัสดุของมหาวิทยาลัยอย่างไรให้ถูกต้องตามระเบียบพัสดุ?

31 ส.ค. 2569

ประเด็นเรื่อง “การบริหารจัดการทรัพย์สิน/ครุภัณฑ์ที่ได้จากเงินทุนวิจัยหลังสิ้นสุดโครงการ” ถือเป็นจุดควบคุมสำคัญ (Key Control Point) ที่ทั้ง หน่วยตรวจสอบภายใน และ สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) ให้ความสำคัญสูงมาก เพื่อป้องกันความเสี่ยงด้าน ทรัพย์สินตกหล่น สูญหาย หรือถูกนำไปใช้ประโยชน์ส่วนบุคคลโดยไม่มีการควบคุม

แนวทางการปฏิบัติและขั้นตอนการควบคุมภายในที่ถูกต้อง รัดกุม และสอดคล้องกับระเบียบพัสดุ มีรายละเอียดดังนี้

วงจรขั้นตอนการดำเนินงาน (Standard Operational Steps)

1) สอบทานเงื่อนไขสัญญาโครงการและกรรมสิทธิ์ (Contract & Ownership Verification):ต้องทำทันทีเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาโครงการตามสัญญา

ตรวจสอบข้อกำหนดในสัญญารับทุน (Grant Agreement) หรือบันทึกข้อตกลง (MOU) ให้ชัดเจน:

ตรวจสอบว่ามีเงื่อนไขให้ส่งมอบทรัพย์สินคืนแก่ผู้ให้ทุนหรือไม่
หากสัญญาระบุว่า “ให้ตกเป็นกรรมสิทธิ์ของมหาวิทยาลัย/ผู้รับทุน” หรือ “แหล่งทุนไม่มีเงื่อนไขเรียกคืน” ให้รวบรวมเอกสารสัญญาและรายงานปิดโครงการ (Final Report) ไว้เป็นหลักฐานประกอบการโอนกรรมสิทธิ์

2) จัดทำบัญชีคุมและสำรวจตรวจนับพัสดุจริง (Physical Asset Verification & Log):หัวหน้าโครงการ ร่วมกับเจ้าหน้าที่พัสดุภาควิชา/หน่วยงาน

รวบรวมรายการครุภัณฑ์ อุปกรณ์เฉพาะทาง และซอฟต์แวร์ลิขสิทธิ์ทั้งหมดที่จัดซื้อภายใต้เงินทุนโครงการ
ตรวจนับสภาพจริง (Physical Inspection) ตรวจสอบความสมบูรณ์ พร้อมใช้งาน และระบุ Serial Number / Model / ตำแหน่งที่ติดตั้งใช้งานจริง (Location/Room No.)
จัดทำ “บัญชีรายละเอียดครุภัณฑ์โครงการวิจัยที่ประสงค์ส่งมอบเข้ามหาวิทยาลัย” แนบพร้อมภาพถ่ายปัจจุบัน

3) จัดส่งเอกสารประกอบการจัดหาให้งานพัสดุ (Documentary Handover):เอกสารทางบัญชีและหลักฐานการจัดซื้อ

รวบรวมและส่งมอบชุดเอกสารต้นทุนให้แก่งานพัสดุของหน่วยงาน/ส่วนกลาง:

สำเนาใบสั่งซื้อสั่งจ้าง (PO) / ใบส่งมอบงาน / ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี
เอกสารการตรวจรับพัสดุเดิมของโครงการ
คู่มือการใช้งาน / ใบรับประกัน (Warranty Card) / สัญญาบำรุงรักษา (ถ้ามี)

4) บันทึกขึ้นทะเบียนทะเบียนคุมทรัพย์สินและติดรหัสครุภัณฑ์ (Asset Registration & Tagging):งานพัสดุหน่วยงานร่วมกับพัสดุส่วนกลาง

บันทึกข้อมูลทรัพย์สินเข้าสู่ ระบบทะเบียนทรัพย์สินถาวรของมหาวิทยาลัย โดยระบุประเภทพัสดุ แหล่งเงินที่ได้มา (เงินอุดหนุนการวิจัย) และมูลค่าต้นทุนเริ่มแรก (Historical Cost)
ออกรหัสเลขที่ครุภัณฑ์ของมหาวิทยาลัย และ ติดแถบรหัส/ป้ายครุภัณฑ์ (Asset Tag / Barcode / QR Code) บนตัวอุปกรณ์จริงทันที

5) ส่งมอบความรับผิดชอบและการถือครอง (Custodianship Transfer):จัดทำบันทึกข้อความและใบโอนย้ายทรัพย์สิน

หัวหน้าโครงการวิจัยทำบันทึกข้อความส่งมอบการครอบครองพัสดุให้แก่หัวหน้าหน่วยงาน (เช่น หัวหน้าภาควิชา / คณบดี / ผู้อำนวยการสถาบัน)
กำหนด “ผู้รับผิดชอบดูแลรักษาพัสดุ (Custodian)” หรือห้องปฏิบัติการกลางที่จะนำอุปกรณ์ดังกล่าวไปใช้ประโยชน์ต่อยอดทางการศึกษาหรืองานวิจัยส่วนรวมอย่างชัดเจน

จุดเสี่ยงและข้อตรวจพบยอดฮิตที่ผู้ตรวจสอบภายในมักพบ (Common Audit Findings)

จุดตรวจพบที่พบบ่อย (Audit Findings)	ความเสี่ยงที่เกิดขึ้น (Risk Implications)	มาตรการควบคุมที่ผู้ตรวจสอบแนะนำ (Recommended Controls)
1. โครงการปิดแล้ว แต่ครุภัณฑ์ยังไม่ขึ้นทะเบียน	พัสดุตกสำรวจ ไม่อยู่ในงบดุลของมหาวิทยาลัย เสี่ยงต่อการสูญหายเมื่อเวลาผ่านไป	กำหนดเงื่อนไขใน Checklist การปิดโครงการ (Project Clearance) ว่าจะปิดบัญชีโครงการได้ก็ต่อเมื่อมีใบรับรองการขึ้นทะเบียนพัสดุแล้วเท่านั้น
2. ต้นทุนการได้มาไม่สมบูรณ์	ไม่ได้รวมค่าติดตั้ง ค่าขนส่ง หรืออุปกรณ์เสริมเข้าเป็นมูลค่าครุภัณฑ์ ทำให้มูลค่าทางบัญชีคลาดเคลื่อน	ให้คิดมูลค่าตามมาตรฐานการบัญชีภาครัฐ โดยรวมค่าใช้จ่ายที่จำเป็นเพื่อให้ทรัพย์สินพร้อมใช้งานเข้าเป็นมูลค่าตั้งต้น
3. ขาดการระบุผู้รับผิดชอบดูแลต่อ	เครื่องมือเฉพาะทางราคาแพงถูกทิ้งไว้ในห้องแล็บโดยไม่มีการบำรุงรักษา เสื่อมสภาพเร็ว	หัวหน้าภาควิชาต้องลงนามมอบหมายผู้ดูแลประจำห้องปฏิบัติการ และบันทึกลงในระบบทะเบียนทรัพย์สิน
4. อุปกรณ์ยังถูกถือครองเสมือนเป็นของส่วนตัว	นักวิจัยเก็บไว้ในห้องพักส่วนตัว บุคลากรอื่นไม่สามารถเข้าถึงหรือใช้ประโยชน์ร่วมกันได้	กำหนดแนวทางการแบ่งปันการใช้งาน (Shared Facilities Policy) สำหรับเครื่องมือวิจัยที่ได้จากเงินทุนส่วนรวม

คำแนะนำสรุปสำหรับหน่วยงาน (Auditor’s Final Recommendation)

เพื่อให้กระบวนการตรวจรับและส่งมอบเป็นไปอย่างราบรื่นและพร้อมรับการตรวจสอบจาก สตง. และ หน่วยตรวจสอบภายใน:

จัดทำเป็น “ใบส่งมอบ-รับมอบทรัพย์สินโครงการวิจัย” ที่เป็นทางการ โดยมีลายมือชื่อครบทั้ง 3 ฝ่าย ได้แก่ หัวหน้าโครงการวิจัย (ผู้ส่งมอบ), เจ้าหน้าที่พัสดุ (ผู้ตรวจสอบและขึ้นทะเบียน) และ หัวหน้าหน่วยงาน/ผู้รับมอบดูแล (Custodian)
เก็บสำเนาหลักฐานไว้ที่หน่วยงานอย่างน้อย 5–10 ปี เผื่อกรณีแหล่งทุนภายนอกหรือผู้สอบบัญชีภายนอกขอเรียกดูย้อนหลัง