ความชัดเจนในการประสานงานให้หน่วยงานเข้าร่วมกิจกรรมประชุมกลุ่มย่อย Performance Audit

21 ส.ค. 2569

เรียน ผู้สอบถาม/ผู้เข้าร่วมประชุม/ผู้บริหารหน่วยงาน

เรื่อง ขอเรียนชี้แจงการประสานงานและการเตรียมข้อมูลสำหรับกิจกรรมเมื่อวันที่ 19 สิงหาคม 2569

หน่วยตรวจสอบภายใน ขอขอบคุณสำหรับข้อเสนอแนะ และขออภัยในความไม่สะดวกที่ทำให้ทางหน่วยงานต้องแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าในการเตรียมการนำเสนอด้วยเวลาที่จำกัด อย่างไรก็ดี เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันถึงกระบวนการดำเนินงานที่ผ่านมา หน่วยตรวจสอบภายในขอเรียนชี้แจงลำดับการประสานงาน ดังนี้ค่ะ

          1. การดำเนินการตามมาตรฐานงานสารบรรณผ่านระบบ E-Office

               หน่วยตรวจสอบภายในได้ปฏิบัติตามนโยบาย และกระบวนการปฏิบัติงาน ที่มหาวิทยาลัยฯ กำหนด โดยจัดส่งเอกสารและประสานงานผ่านระบบ E-Office เป็นช่องทางหลักที่ทุกหน่วยงานใช้ร่วมกันด้วยความเข้าใจว่าทุกส่วนงานจะมีการติดตามและลงรับหนังสือผ่านช่องทางนี้เป็นปกติ ทางหน่วยตรวจสอบภายในจึงได้จัดส่งหนังสือแจ้งเวียนไปยังทุกหน่วยงานผ่านระบบ E-Office เมื่อประมาณวันที่ 4-5 สิงหาคม 2569 และได้มีการติดตามเฉพาะหน่วยงานที่ระบบแสดงว่ายังไม่ได้กดรับเรื่อง เพื่อป้องกันไม่ให้เป็นการรบกวนหน่วยงานส่วนใหญ่ที่กดรับเรื่องในระบบเรียบร้อยแล้ว

          2. การแจ้งหัวข้อและรายละเอียดการเตรียมข้อมูล

                ต่อมาเมื่อวันที่ 14 สิงหาคม 2569 หน่วยตรวจสอบภายในได้แจ้งเวียนหนังสือผ่านระบบ E-Office อีกครั้ง (อ้างอิงเลขที่เอกสาร อว.7601.1/236/2569) เพื่อขอความร่วมมือให้หน่วยงานเตรียมข้อมูลสำหรับร่วมหารือ โดยได้ระบุหัวข้อไว้อย่างชัดเจน 3 ประเด็น ได้แก่:

                 1) การนำความรู้และแนวทางที่ได้รับจากกิจกรรม Workshop ไปประยุกต์ใช้ในการจัดทำ Performance Agreement ของหน่วยงาน

                 2) ปัญหา อุปสรรค และข้อจำกัดที่พบในการจัดทำ Performance Agreement

                  3) ประเด็น ข้อคิดเห็น หรือแนวทางที่หน่วยงานประสงค์ขอรับคำปรึกษาหรือข้อเสนอแนะจากที่ปรึกษา เพื่อพัฒนาปรับปรุงแผนและตัวชี้วัดผลการดำเนินงาน

         3. การลงรับเอกสารเข้าระบบของหน่วยงาน

               จากการตรวจสอบประวัติการลงรับเอกสารในระบบ E-Office พบว่า ทั้ง 11 หน่วยงานที่เข้าร่วมการประชุมกลุ่มย่อยในวันที่ 19 สิงหาคม 2569 ได้ดำเนินการลงรับเอกสารฉบับดังกล่าวในระบบครบถ้วนแล้ว ทางหน่วยตรวจสอบภายในจึงมิได้ประสานงานเพื่อติดตามเพิ่มเติมเป็นรายหน่วยงาน เนื่องจากพิจารณาว่าทุกหน่วยงานได้รับเอกสารชี้แจงแนวทางการเตรียมตัวเรียบร้อยแล้ว

              อย่างไรก็ตาม ทางหน่วยตรวจสอบภายในขอน้อมรับข้อสังเกตของท่าน และเข้าใจถึงความยุ่งยากที่เกิดขึ้น สำหรับการจัดกิจกรรมในครั้งต่อไป ทางเราจะพิจารณาเพิ่มช่องทางการแจ้งเตือน ควบคู่ไปกับการส่งเอกสารทาง E-Office เพื่อป้องกันการคลาดเคลื่อนของข้อมูล

ขอขอบคุณในความร่วมมืออย่างดียิ่งของท่านมา ณ โอกาสนี้