การแบ่งแยกหน้าที่ (Segregation of Duties) ด้านการจัดซื้อจัดจ้าง หากหน่วยงานมีบุคลากรจำกัดจนผู้ขอซื้อเป็นผู้ตรวจรับพัสดุเอง ก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านความโปร่งใส เราจะมีระบบการควบคุมทดแทน (Compensating Control) อย่างไรที่ผู้ตรวจสอบภายในจะยอมรับได้?

31 ส.ค. 2569

เมื่อมีข้อจำกัดด้านอัตรากำลังจนไม่สามารถแยกหน้าที่ระหว่าง “ผู้ขอซื้อ” กับ “ผู้ตรวจรับพัสดุ” ได้อย่างสมบูรณ์ แนวทางการวาง การควบคุมทดแทน (Compensating Control) ที่ผู้ตรวจสอบภายในและมาตรฐานการควบคุมภายในยอมรับได้ มีดังนี้

1. กำหนดเพดานวงเงินและเงื่อนไขที่อนุญาต

จำกัดให้ทำได้เฉพาะการจัดซื้อจัดจ้าง วงเงินเล็กน้อย (เช่น ไม่เกิน 5,000–10,000 บาท) หรือกรณีจำเป็นเร่งด่วนเท่านั้น
หากเป็นพัสดุที่มีมูลค่าสูง ครุภัณฑ์ หรือมีความเสี่ยงสูง ต้อง กำหนดให้มีกรรมการตรวจรับจากหน่วยงานอื่นหรือแต่งตั้งเป็นรูปแบบคณะกรรมการ

2. การกำกับดูแลและสอบทานโดยผู้บังคับบัญชา

ผู้บังคับบัญชาชั้นเหนือขึ้นไป (เช่น หัวหน้าภาควิชา / คณบดี / ผู้อำนวยการ) ต้องลงนามสอบทานและอนุมัติทั้งในขั้นตอนขอซื้อและหลังการตรวจรับ
จัดทำรายงานสรุปรายการจัดซื้อจัดจ้างประจำเดือน เสนอผู้บริหารเพื่อสอบทานความผิดปกติหรือความถี่ในการสั่งซื้อ

3. การบันทึกหลักฐานเชิงประจักษ์

บังคับให้แนบภาพถ่ายพัสดุที่มี Timestamp / แสดงจุดติดตั้งใช้งานจริง และบันทึกหมายเลขครุภัณฑ์/Serial Number ไว้อย่างชัดเจน
กรณีเป็นงานจ้างบริการหรืองานซ่อม ต้องมีภาพถ่ายเปรียบเทียบก่อน-หลัง หรือมีเอกสารส่งมอบงาน ที่ลงนามโดยผู้ใช้บริการปลายทาง

4. การดึงหน่วยงานกลางหรือบุคคลภายนอกเข้ามาเป็นพยาน

ให้หน่วยพัสดุกลาง คลังกลาง หรือเจ้าหน้าที่ธุรการส่วนกลางเป็นผู้ลงทะเบียนรับของเบื้องต้นก่อนส่งมอบให้ผู้ขอซื้อ
มีบุคคลที่สาม (เช่น เจ้าหน้าที่การเงิน หรือผู้ร่วมงานอื่น) ร่วมลงลายมือชื่อเป็น “พยานการรับมอบ” ในเอกสารตรวจรับ

5. การสุ่มตรวจหลังการจ่ายเงิน

หัวหน้าหน่วยงานหรือผู้รับผิดชอบงานพัสดุทำการสุ่มตรวจนับพัสดุจริงเป็นระยะ เพื่อยืนยันการมีอยู่จริงของพัสดุตามเอกสารเบิกจ่าย

ข้อสรุปที่ผู้ตรวจสอบภายในพิจารณา: การควบคุมต้องทำให้เกิด Audit Trail ที่ชัดเจน ตรวจสอบย้อนหลังได้ และลดโอกาสการสั่งซื้อพัสดุที่ไม่มีอยู่จริงหรือการใช้ประโยชน์ส่วนตน โดยต้องมีลายลักษณ์อักษรบันทึกเหตุผลความจำเป็นเรื่องข้อจำกัดด้านบุคลากรไว้ในแนวปฏิบัติของหน่วยงานด้วย